Hallo sahabat HSC, dewasa ini sudah banyak dilaksanakan pelatihan, workshop, atau webinar secara online, dimana salah satu outputnya adalah e-sertifikat yang harus dikirim ke email peserta secara langsung. Nah bagaimana cara membuatnya? tools apa saja yang dibutuhkan? mari kita produksi sama-sama e-sertifikatnya. berikut persiapan dan langkah-langkahnya
1. Akun Google
Silakan buatlah terlebih dahulu akun Google atau gunakan akun pribadi yang sudah ada. Gunakan juga akun belajar.id yang diberikan oleh GTK Kemdikbud. gunakan salah satu browser yang biasa anda gunakan. Saya menggunakan Google Chrome
2. Membuat Formulir Online dengan Google Forms
Google Forms sebagai gerbang utama peserta masuk ke system kita. Kolom isian silakan disesuaikan dengan kebutuhan, yang paling penting adalah nama, asal instansi, dan alamat e-mail yang aktif. berikut adalah contoh Forms yang siap dirubah menjadi Spreadsheet
3. Desain Sertifikat dengan Google Slides
Hal yang sangat penting dalam desain yaitu bagian << Nama Lengkap >> dan << Asal Instansi >> atau isian lainnya. In merupakan format baku yang nanti akan diganti secara otomatis sesuai hasil input dari Forms di Spreadsheet. berikut contoh speadsheetnya
Persiapan selanjutnya install Add-ons Autocrat di Spreadsheet ikuti tahapannya sampai selesai.
Jika belum ada Add-Ons di spreadsheetnya silakan pilih dapatkan Add-Ons kunjungi Google Workspace marketplace
ikuti tahapannya dan verifikasi dengan email dan selesai.
Proses Produksi Sertifikat Online
Baik setelah semua persiapan sudah lengkap mulai dengan generate data dari formulir pendaftaran peserta.
Unduh Response dari Forms ke Spreadsheet
Buka kembali Google Formsnya kemudian masuk tab jawaban dan klik lihat jawaban di Spreadsheet
 |
| Generate jawaban ke spreadsheet |
 |
| hasil unduhan di spreadsheet |
Ubah posisi untuk memulai merge mulai dari Nama Lengkap dan Asal Instansi
Pilih Add-Ons AutoCrat dari Google Spreadsheet
tunggu beberapa saat hingga muncul New Job posisi bisa di tengah layar bagi yang pertama membukanya atau disamping layar.
Selanjutnya masuk langkah 1 kita isi namanya kemudian klik next untuk memilih template dari slides tunggu sampai selesai
Langkah 2 slide sudah selesai disesuaikan pilih next
Langkah 3 mengisi data source yang akan di merge. pilih sesuai tag sheetnya
Langkah selanjutnya setting nama file (klik tanda panah kiri copy tag <<Nama Lengkap>>, tipe filenya pilih PDF multiple output mode, jika ingin jadi 1 file PDF pilih single
Selanjutnya buatlah folder di drive untuk destinasi file PDF nya, untuk langkah 6 dynamic folder (opsional) dan langkah 7 set merge condition bisa dilewati
langkah 8 bagikan dokumen sertifikat atau tidak. bisa kita tentukan sesuai kebutuhan. Pada tips ini saya akan membagikan langsung sertifikatnya ke email penerima.
pilih share doc yes, share doc as PDF, allow collaborators yes, send from generic yes. Selanjutnya tentukan email penerima, subjek dan deskripsi emailnya. Tahap ini juga bisa menggunakan tag <<Nama Peserta>> pada subjek
Pada tahap add/remove job triggers, silakan pilih yes pada run on form triggers dan no pada run on time triggers lalu pilih save
Proses konfigurasi sudah selesai, selanjutnya klik play (run job) untuk memulai prosesnya
Inilah sertifikat sudah terkumpul di folder drive yang tadi dibuat
yang paling penting dari semua tahapan ini adalah sertifikat workshop online sudah sampai ke email peserta dengan selamat dan memuaskan
Demikian langkah cara membuat sertifikat pelatihan online dengan Google Forms yang dapat terkirim langsung ke email penerima. Semoga bermanfaat dan jika ada masukan atau tips berikutnya yang akan dibahas silakan cantumkan di kolom komentar ya.
